請求書の送付（メール・郵送代行・PDF） | Notion

作成した請求書は、メール送付・自動送付・郵送代行・PDFダウンロードの4つの方法で取引先に届けられます。このページでは、それぞれの手順と、送付に関する設定を説明します。

概要

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はじめる前に（前提条件）

メール送付: 送信メールのテンプレートが用意されていること → メールテンプレート
メール送付: 取引先の連絡先にメールアドレスが登録されていること → 取引先の管理
郵送代行: オプション契約が必要です（担当CSにご相談ください）
承認ワークフローを利用している場合: 承認済みの請求書だけ送付できます → 承認ワークフロー </aside>

やりたいこと早見表

やりたいこと	操作する場所	ポイント
請求書をメールでまとめて送る	請求書一覧＞ [一括操作] ＞ [メール一括送信]	一度に30,000件まで（ご利用環境によっては2,000件）
1件ずつ内容を確認して送る	請求書詳細＞紙飛行機アイコン	宛先・件名・本文をその場で直せます
請求日などに合わせて自動で送る	設定＞請求書送付で送付方法を作り、取引先に割り当て	指定日の午前9時に送信。未承認の請求書は対象外
印刷・封入・発送を任せる（郵送代行）	請求書一覧＞ [郵送依頼]／請求書詳細のトラックアイコン	17時までの依頼は原則翌営業日発送
PDFを手元に保存する	請求書一覧＞ [一括操作] ＞ [PDFダウンロード]／請求書詳細＞ [ダウンロード]	一括は150件まで
送ったかどうかを確認する	請求書詳細のメール送信状況／一覧の [メール送信状況エクスポート]	宛先ごとの送信ステータスと失敗理由が分かります

メールテンプレートの優先順位

メールの差出人・件名・本文は、次の3か所で設定でき、3 → 2 → 1 の順に優先されます。

環境全体の既定のテンプレート（メールテンプレート）
一括送信時に指定したテンプレート
取引先ごとの設定（取引先編集画面の最下部）

操作方法

メールをまとめて送る

送付したい請求書にチェックを入れ、[一括操作] ＞ [メール一括送信] をクリックします。
メールテンプレートの扱いを選びます。
- デフォルトの挙動に従う: 取引先に個別のテンプレートがあればそれを、無ければ設定ページの既定テンプレートを使います
- 特定のテンプレートを指定する: プルダウンからテンプレートを選びます
必要に応じて「CCで自分宛に送信」を切り替え（ブラウザごとに前回の設定を記憶します）、[メール送付を実行する] をクリックします。

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送信ステータスが「未送信」以外の請求書は、既定では送信対象から外れます（二重送信の防止）。再送したい場合は 設定＞請求書送付 で再送を許可してください
件数が多いと処理に時間がかかります。処理中は画面をリロードしたり、ブラウザを閉じたりしないでください
送付できない請求書は一括送付の画面で強調表示され、ボタンが押せない理由はツールチップで確認できます </aside>

メールを1件ずつ送る

送付したい請求書の詳細画面を開き、画面上部の紙飛行機アイコンをクリックします。
宛先・件名・本文を確認し、必要なら修正します。テンプレートを切り替えることもできます。件名と本文にはマクロ文字（取引先名・請求書番号など）を使えます。